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岁寒三友的博客

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日志

 
 

引用 办公室主任履职“五功”  

2009-11-05 16:44:29|  分类: 他山之玉(转载) |  标签: |举报 |字号 订阅

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引用

思想品德讲座办公室主任履职“五功”

 


         办公室主任作为承上启下、协调上下、沟通内外的重要角色,既是机关的“领头羊”,又是服务领导的“巧媳妇”。 既要“上得厅堂”,又要“下得厨房”,有时还要善为“无米之炊”。有人调侃办公室主任,“酒量不大要被醉死,胸怀不宽要被气死,能力不强要被急死,笔头不硬要被憋死”。办公室主任的素质如何、心态如何、水平如何、作用发挥如何,直接关系到机关工作的全局,影响着机关工作的的成效。那么,处在这样特殊位置的办公室主任应该如何履好自己的职责呢?我以为重点是要力修“五功”。

  1、修“内功”,力求参谋有方。当参谋、出主意,是办公室主任的重要工作职责。办公室主任要当好高参,首要的是勤修内功,提高能力。提高能力,重在学习,重在实践,重在总结。一般来说,无知无能,多知多能。办公室主任必须重学习,多读书,努力向知识要宽度,向理论要高度,向历史要厚度,向实践要深度,向群众要新度,切实增强参谋本领。同时,还要提高参谋艺术,具体而言,要增强“三种意识”。一要增强大局意识。古人云:“不谋全局者,不足谋一域;不谋万世者,不足谋一时”。围绕中心,服务大局,是办公室主任履行职能必须遵循的原则,办公室主任要站在大局高度想问题,立足本职岗位做工作,以“一览众山小”的境界和眼光去想问题、当参谋,力争站得高、看得远、想得深、做得细。要注重换位想事,“身在将位,胸为帅谋”,真正做到想领导之所想、谋领导之所谋,及早提出比较成熟的意见和建议,供领导决策参考。二要增强超前意识。“凡事预则立,不预则废” 。克服仓促上阵、疲于应付,关键是要具备超前意识,多在“预”字上下功夫。快半拍想事做事,事半功倍;慢半拍想事做事,事倍功半。办公室主任作为参谋和助手,其工作具有从属性、辅助性和被动性的特点。因此,在想问题、办事情时,要赶前不赶后,尽可能早半拍、快半拍,提高敏感性,增强主动性。唯其如此,才能变被动为主动,“参谋”才能参在点子上,“助手”才能助到关键处。三要增强创新意识。是否具备创新意识,是衡量干部综合素质高低的一把重要标尺,也是各项工作能否取得成功的关键。当前,在新形势新时期下,工作中需要研究、探索的问题层出不穷。应对这些问题老办法已经不管用,如果新办法不会用、不敢用,就无法打开工作局面。因此,办公室主任必须保持与时俱进、开拓创新的精神状态,改变干工作,做事情唯本本、搬先例的做法,进一步解放思想,努力适应新形势新要求,善于用创新的思路谋划新点子、金点子,充分发挥参谋助手的创造性作用。

  2、聚“气功”,力求服务有度。办公室主任工作的一个重要特点就是服务性和程序性以及时限感和分寸感,所以,办公室主任必须养成不事张扬、不尚空谈、朴实无华的作风和习惯,气量尽量大一点,胸怀尽量宽一点。一要能受委屈。能受委屈也是能力。我国著名的教育改革家、全国优秀班主任魏书生老师提出了一个很精典的论断:“能受委屈的人才是强者”。一些用人单位也将“能受委屈”作为招聘的基本条件。作为办公室主任,服务免不了要受一点委屈,招一些非议,或者是自己合理的“金点子”被领导当成“馊主意”;或者是自己服务机关的“热心肠”被当作“驴肝肺”等等。面对这种情况,办公室主任要甘作“受气包”,吃得苦,耐得烦,受得气,哪怕是受了委屈,也要忍辱负重,顾全大局。二要迎难而上。压力是一种磨难,也是一种心态。面对压力关键要看是否具有化解压力的积极心态。被网上称为“悲情射手”的埃蒙斯就是由于顶不住压力,两次让 “煮熟的鸭子”——奥运金牌失之于最后一枪。办公室主任由于工作任务繁重,面对的工作压力很大,有的时候还会处于风口浪尖和问题、矛盾的焦点上。这就要求办公室主任能够顶得住压力,迎难而上,善于化压力为动力。三要甘当配角。企业界总结了一条铁律:“愈是百年的品牌,愈是低调;愈是世界级的品牌,愈能耐得住寂寞”。如微软、索尼、奔驰、IBM、可口可乐这些世界级品牌总是很低调,很愿意站在配角的位置默默打造和提升自己的品牌形象,而风光一时的“秦池酒”之所以成为“短命品牌”,就是因为它只注重知名度,不打造美誉度,一味追求“标王”效应惹的祸。在办公室主任的岗位上,“权力小”、头绪多、任务重,很多时候是在做大量隐性工作的配角。因此,办公室主任要甘当配角、甘于奉献,注重科学选位、准确就位,把握适度,做到争作为不争座次,抢难题不抢镜头,揽责任不揽荣誉,抓工作不抓权力。

  3、施“和功”,力求协调有序。协调是办公室工作的内在之义,协调渗透在办公室主任工作的每一个环节。协调工作做好了,就能团结一致,密切和谐的关系;协调工作做好了,就能达成共识,形成工作的合力。如何协调?我认为要把握“三讲”。一是同级协调讲风格。办公室工作既是独立的个体,更是相互联系的有机整体。办公室工作离不开同级机关和部门的配合和支持。因此,办公室主任要放下架子,主动加强与同级机关和相关部门的沟通联络,争取支持,切实做到大事讲原则,小事讲风格,相互尊重、相互理解、相互支持。二是上下协调讲尊重。真心尊重上级机关,遇事多请示,平时多汇报,善于借助上级的力量和影响推进本级工作,提高本地办公室工作水平;对于下级机关要真诚对待,工作中多一点支持理解、少一点批评说教,多一点经验交流、少一点无序竞争,促进办公室整体工作平衡协调发展。三是内部协调讲团结。“同心山成玉,协力土变金”。办公室主任要有懂团结的大智慧、会团结的大本事、真团结的大境界。要切实加强机关干部职工的沟通协调,努力发展一致性,正确引导多样性,用同志之间的深厚友谊减少摩擦、化解矛盾、消除隔阂,实现一致性和多样性的有机统一,打造一个“团结协作、和谐共事”的工作团队。

  4、倡“柔功”,力求管理有效。厚道得人心,薄道失人心。办公室主任在思想修养上要提倡厚道,在机关管理上提倡“柔道”,练就“柔功”,推行柔性化管理,善于用“软绳捆硬柴”,做到和风细雨、平心静气,以柔克刚。一是要以平和的心态对待人。人的心境比环境重要得多。平和心、平常态,是人生最高的境界。办公室主任必须用一种大度的心态正确对待身边的人和事,尊重个性,引导共性,容言、容人、容事。容言,就是能容逆耳之言,忍得住误解,咽得下酸甜苦辣,决不能一听难听的话就火冒三丈、大发雷霆,更不能气不择言,恶语伤人。容人,就是要尊重每个同志的个性,能容人之短。不能以自己的长处和过高的标准比别人的短处,也不能以偏概全,过多地否定别人。容事,就是能容失误之事。对工作中出现的失误和问题,要多正己、少怨人,多帮助人分析原因,给予提高和改进的机会,而不求全责备,“一棍子打死人”。二是要以高尚的人格感召人。人格魅力,是由人的品格、气质、能力等综合因素形成的无形力量,这种力量比任何语言更有说服力、感召力、影响力。办公室主任应着力塑造和培养自己高尚的人格力量,带头以自己良好的人格力量,影响和感染机关干部,使干部职工心悦诚服地尊重自己的意见,服从自己的管理。三是要以狼性执行制度影响人。柔性管理是在刚性管理体系基础上的一种升华和提高。柔性管理同样需要以制度作为保障,没有规章制度作支撑的柔性管理必然是无序而混乱的。管理学上有两个关键词,一个是“狼性执行”,一个是“人性化管理”。针对过程、针对思想、针对具体人,要实行人性化管理;针对结果、针对业绩、针对事情,必须实施狼性执行。为什么军队是世界上最强大的组织?就因为军队是最具狼性的团队,它严厉的军规和对命令的坚决服从,让组织获得了方向一致、行动一致的执行力。作为办公室主任来说,要带头执行机关的工作制度和管理制度,要求别人做到的,自己首先做到;要求别人不做的,自己坚决不做。在制度执行过程中,要公开透明,公平公正,一视同仁。

  5、勤“做功”,力求落实有为。办公室主任不仅是决策的参与者,更是决策的执行者,抓好各项工作任务的落实是办公室主任履行职责的重要环节,也是办公室主任工作成果的最终体现。如何抓好落实?我认为,办公室主任要有一股“看准了不松手,干不成不放手”的韧劲,对各项工作能够一抓到底,抓出成效。一是抓具体、抓细节。陆贾《新语》曰:“建大功于天下者必先修于闺门之内,垂大名于万世者必先行之于纤微之事”。细节决定成败,细节成就完美。科学家研究发现:一只蜜蜂酿出一公斤蜂蜜,需要往来飞行大约30万公里,吸吮大约1200万个花朵的液汁。蜜蜂酿蜜的过程,无一不是“细节”的作用,正是这成千上万的细节,给人类奉献了甜蜜。同样,工作如果没有各个环节上的精细化,就没有整个工作的高质量。办公室主任作为机关工作的组织者,必须以严谨细致的工作作风,既抓大,也顾小;既尊重和善于发挥每个同志的创造力,也不当“甩手掌柜”,而专注细节,成就完美。二是抓基础、抓薄弱。“基础不牢,地动山摇”。工作实践告诉我们,许多不落实的问题,往往出在基础层面,出在薄弱环节。海尔总裁张瑞敏有一句名言:“把简单的事做好就是不简单,把平凡的事做好就是不平凡”。正是基于这种理念,青岛海尔从一个亏空147万元的街道小厂,发展成为营业额突破千亿的跨国经营企业。办公室主任不能眼高手低、好高鹜远、急于求成,而必须脚踏实地,从具有基础性、根本性、长远性的工作抓起,从薄弱的环节做起,以小见大,化劣为优。三是抓经常、抓反复。时紧时松,抓抓停停,工作难以见效,只有坚持不懈、持之以恒,经常抓、反复抓,才能更好地促进工作的落实,也只有经常及时地了解和预见有关情况,制定相应的措施,才能迅速有效地解决倾向性问题。办公室主任要善于抓住机关中一些解决以后容易出现反复的问题,增强工作的韧性,加大工作检查督促和跟踪落实力度,务求工作实效。四是抓重点、抓难点。抓重点是我们党的优良传统,也是我们党重要的领导方法和工作方法。只有抓住重点,工作才算抓到点子上,才能起到牵一发而动全身的作用。作为办公室主任,要盯住牵动工作全局的重大问题做工作,瞄准阶段性工作难点下功夫,多把精力花在重点上,多把工作做在难点上,通过一些重点难点问题的破解,实现整个工作局面的“柳暗花明”。

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